For regnskapspliktige virksomheter med kalenderår må komplett årsregnskap sendes til Regnskapsregisteret senest 31. juli for å unngå forsinkelsesgebyr. Fristen kan ikke utsettes, og innsendingsplikten gjelder også når virksomheten ikke har hatt drift eller aktivitet.
Det viktigste nå er ikke å skynde seg gjennom siste kontroll. Det er å vite at riktig versjon er godkjent, komplett, signert og faktisk sendt.
Her er seks spørsmål styret bør kunne svare på.
Denne gjennomgangen gjelder virksomheter med regnskapsplikt og regnskapsår som ble avsluttet 31. desember 2025.
Hovedregelen er at årsregnskapet skal sendes innen én måned etter at det er fastsatt av generalforsamlingen eller tilsvarende organ. For å unngå forsinkelsesgebyr må komplett årsregnskap være sendt senest 31. juli.
Virksomheter med avslutningsdato mellom 1. januar og 30. juni har normalt 31. januar påfølgende år som tilsvarende gebyrfrie frist. Er dere usikre på innsendingsplikten eller hvilket regnskapsår som gjelder, bør dette avklares før sjekklisten brukes.
Årsregnskapet, og eventuell årsberetning, skal godkjennes av generalforsamlingen eller tilsvarende organ. For virksomheter med styre skal samtlige styremedlemmer signere årsregnskapet. Har virksomheten daglig leder, skal også denne personen signere.
Styret bør derfor be om den endelige, godkjente versjonen. Det holder ikke å vite at dokumentene «ligger hos regnskapsfører» dersom ingen kan bekrefte at riktig versjon er ferdig signert.
Et praktisk spørsmål er: Kan én navngitt person vise frem den godkjente og signerte versjonen nå?
Et komplett årsregnskap inneholder som utgangspunkt:
I tillegg kan virksomheten måtte sende årsberetning, kontantstrømoppstilling, revisjonsberetning eller bærekraftsrapportering. Hva som kreves, avhenger blant annet av foretakets størrelse og om det har revisjonsplikt.
Små foretak som følger reglene for små foretak, trenger normalt ikke årsberetning eller kontantstrømoppstilling. Revisjonsberetning skal bare følge med når virksomheten har revisjonsplikt.
Skattemeldingen til Skatteetaten er ikke et årsregnskap og blir ikke godkjent som erstatning.
Brønnøysundregistrene krever at notehenvisningene stemmer med notene i årsregnskapet. Alle dokumentene må være tydelig lesbare og sendes samlet i riktig skjema.
Kontroller derfor blant annet:
Trenger dere en egen kontroll av selve regnskapsgrunnlaget, kan artikkelen om vanlige regnskapsfeil før årsoppgjøret brukes som et supplement.
Årsregnskapet og dokumentene som følger med, blir offentliggjort. Vedleggene skal derfor ikke inneholde sensitiv informasjon som ikke hører hjemme i det offentlige årsregnskapet.
Brønnøysundregistrene fremhever særlig elektronisk signerte dokumenter som viser fullt fødselsnummer. Dersom et slikt dokument skal legges ved, må de fem siste sifrene skjules før innsending.
Unngå også å legge ved bilag, interne styrepapirer, kommentarer eller andre arbeidsdokumenter som ikke inngår i den formelle leveransen.
Årsregnskapet skal sendes elektronisk gjennom riktig årsregnskapsskjema i Altinn. Den som skal fylle ut og sende, må ha nødvendig rolle eller fullmakt.
Kontroller tilgangen før fristdagen. Det er unødvendig å oppdage manglende rettigheter mens styremedlemmer, regnskapsfører eller daglig leder er på ferie.
Selv om regnskapsfører eller revisor har fått oppgaven med å sende inn, beholder styret, deltakerne eller daglig leder ansvaret for at innsendingen skjer.
Når årsregnskapet er behandlet, kommer vedtaket i virksomhetens innboks i Altinn. Varsel sendes normalt på e-post eller SMS.
Avtal derfor hvem som skal:
Er årsregnskapet sendt før fristen, får virksomheten to uker til å rette eventuelle feil eller mangler uten forsinkelsesgebyr. Denne muligheten gjelder ikke når første innsending skjer etter 31. juli.
Forsinkelsesgebyret kan bli opptil 69 940 kroner. Virksomheten er i første omgang ansvarlig for betalingen. Dersom gebyret ikke blir betalt, kan styremedlemmer, deltakere eller i enkelte tilfeller daglig leder bli solidarisk ansvarlige.
Poenget er ikke å skape uro. Det er å gjøre ansvaret tydelig mens det fortsatt er tid til å handle.
En enkel arbeidsdeling kan være nok:
Godt årsoppgjør og løpende regnskap handler også om klare roller. Når alle vet hvem som gjør hva, blir fristen langt mindre dramatisk.
Er dere usikre på om leveransen er komplett, eller på hvem som skal følge opp innsendingen? Exacta kan bistå med årsoppgjør, regnskap og praktiske avklaringer rundt prosessen.
Ta kontakt med Exacta i god tid før fristen.
