Den første medarbeideren i Danmark gjør virksomheten internasjonal i praksis. Før kontrakten signeres, må dere vite hvem som er arbeidsgiver, hvor lønnen skal rapporteres og hvilke danske plikter som kan følge med.
En norsk virksomhet finner den rette kandidaten i København. Personen skal arbeide fra Danmark, følge opp det danske markedet og rapportere til ledelsen i Norge. Utstyret kan sendes på noen dager, og en norsk arbeidsavtale ligger allerede klar.
Likevel bør virksomheten stoppe før signering. En medarbeider som normalt arbeider i Danmark, er ikke bare en norsk lønnskjøring med en utenlandsk adresse. Arbeidsstedet kan påvirke skatt, trygd, arbeidsgiverregistrering, ferie, kontrakt og virksomhetens skattemessige tilstedeværelse i Danmark.
Poenget er ikke at én ansettelse alltid krever et dansk selskap. Poenget er at virksomheten må velge en modell etter at forholdene er vurdert, ikke la modellen oppstå tilfeldig ved første lønnsutbetaling.
«Vi har en medarbeider i Danmark» kan beskrive flere forskjellige virkeligheter.
En person kan være lokalt rekruttert, bo i Danmark og arbeide der fast for det norske selskapet. En norsk medarbeider kan være sendt til Danmark for et avgrenset oppdrag. Eller medarbeideren kan arbeide regelmessig i både Norge og Danmark.
Forskjellen påvirker blant annet hvilket lands regler som gjelder for sosial trygghet, hvordan lønnen skal håndteres og om virksomheten skal registreres i Danmark. RUT-registeret gjelder for eksempel utenlandske virksomheter som leverer midlertidige tjenester i Danmark og utstasjonerer arbeidstakere. Det er ikke et generelt register for enhver lokal ansettelse.
Denne artikkelen handler først og fremst om den første situasjonen: En person som normalt skal bo og utføre arbeidet sitt i Danmark for en norsk virksomhet.
Det første spørsmålet er ikke hvilket lønnssystem dere skal bruke. Det er hvem som skal være arbeidsgiver, og hvordan virksomheten skal være til stede i Danmark.
Noen virksomheter ansetter direkte fra det norske selskapet. Andre etablerer en dansk filial eller et datterselskap. Valget avhenger blant annet av hvor varig aktiviteten skal være, hva medarbeideren skal gjøre, om flere ansettelser er planlagt, hvem som inngår avtaler med kunder, og hvilken risiko og administrasjon virksomheten vil håndtere.
En lokal medarbeider kan også få betydning for vurderingen av fast driftssted. Et hjemmekontor gir ikke automatisk fast driftssted, men danske avgjørelser viser at medarbeiderens rolle, hvor regelmessig arbeidet skjer, om virksomheten krever arbeid fra Danmark og hvilken forretningsmessig fordel plasseringen gir, kan få betydning. En leder eller salgsrolle kan derfor måtte vurderes annerledes enn en avgrenset støttefunksjon.
Dette bør avklares før stillingstittel, fullmakter, arbeidssted og kundekontakt låses i kontrakten. Exacta bistår med rådgivning på tvers av landegrenser og har et dansk fagmiljø gjennom ProAccount i København.
En person som bor i Danmark og arbeider der, vil som utgangspunkt være skattepliktig til Danmark for arbeidet. Det betyr likevel ikke at lønnsflyten blir lik i alle tilfeller.
Hvis den norske virksomheten får fast driftssted i Danmark, kan den få plikt til å trekke og rapportere dansk A-skatt og arbeidsmarkedsbidrag. Uten fast driftssted kan arbeidstakeren i enkelte oppsett måtte betale skatten selv som B-skatt. En utenlandsk virksomhet kan også ha behov for dansk registrering og et SE- eller CVR-nummer for arbeidsgiverplikter og rapportering.
Derfor bør virksomheten få svar på to spørsmål samtidig:
Hvis bare medarbeiderens skattekort undersøkes, kan virksomhetens egne plikter bli stående ubesvart. Hvis virksomheten bare registreres teknisk, kan den skattemessige vurderingen av aktiviteten fortsatt mangle.
Skatt og sosial trygghet følger ikke nødvendigvis den samme vurderingen. Hovedregelen i EØS er at en arbeidstaker er omfattet av trygdereglene i landet der arbeidet utføres. Det finnes unntak, blant annet ved midlertidig utsending og arbeid i flere land.
En norsk arbeidstaker som sendes midlertidig til Danmark, kan etter en konkret vurdering fortsatt være medlem av folketrygden. Da brukes attest A1 som dokumentasjon på hvilket lands trygderegler som gjelder. En person som ansettes for å arbeide fast i Danmark, står i en annen situasjon enn en utsendt medarbeider.
Avgjørelsen påvirker arbeidsgiveravgifter, rettigheter og hvilke ordninger virksomheten skal forholde seg til. Danske ATP-bidrag kan også være aktuelle for medarbeidere som arbeider i Danmark, men grensekryssende forhold og eventuell A1-dokumentasjon må vurderes før oppsettet bestemmes.
Med andre ord: Et norsk fødselsnummer, en norsk arbeidsgiver eller utbetaling fra en norsk bankkonto avgjør ikke alene hvilket trygdesystem som gjelder.
Når arbeidet normalt utføres i Danmark, bør avtalen kvalitetssikres mot danske krav og arbeidsvilkår. Offentlig dansk veiledning opplyser at arbeidsgiver skal gi skriftlig arbeidsavtale når arbeidsforholdet varer minst én måned og den gjennomsnittlige arbeidstiden overstiger åtte timer per uke.
Avtalen skal blant annet beskrive arbeidssted, rolle, oppstart, lønn, arbeidstid, ferie, oppsigelsesvilkår og eventuelle kollektive avtaler. Det er ikke tilstrekkelig å bytte «Norge» med «Danmark» i en norsk mal dersom innholdet ellers bygger på norske ordninger.
Ferie er ett eksempel. Danske arbeidstakere opptjener normalt 2,08 feriedager per måned, og måten feriepenger eller lønn under ferie håndteres på, avhenger blant annet av ansettelsesformen. FerieKonto kan inngå i rapporteringen og betalingen.
Det samme gjelder pensjon, forsikring, sykefravær, personalegoder og utgiftsrefusjon. Virksomheten bør avklare hvilke ordninger som er lovpålagte, hvilke som følger av avtale eller tariff, og hvilke som tilbys som personalgoder.
Når modellen og pliktene er avklart, kan lønnsprosessen bygges. Da må personaldata, skattekort eller skatteoppsett, arbeidstid, ferie, utlegg, ytelser og eventuelle bidrag kunne behandles og rapporteres riktig.
Det er også nødvendig å bestemme hvem som følger opp endringer. Den norske lederen kan godkjenne lønn, mens et dansk fagmiljø håndterer lokal rapportering. HR kan eie arbeidsavtalen, mens økonomi må vite hvordan kostnaden og eventuelle mellomværender skal bokføres. Denne arbeidsdelingen må være tydelig før første fravær, bonus eller reiseregning oppstår.
Exactas Lønn og HR-miljø kan bidra til å koble personaladministrasjon og lønnsflyt med den øvrige økonomifunksjonen. Før ansettelsen godkjennes, bør virksomheten også beregne hele kostnadsbildet. Artikkelen Hva koster en ny stilling? viser hvordan lønn, arbeidsgiverkostnader, utstyr og oppstart kan samles i ett beslutningsgrunnlag.
Før kontrakten signeres, bør ledelse, HR, økonomi og rådgivere være enige om et kort beslutningsnotat. Det bør beskrive hvor arbeidet skal utføres, hvor lenge ordningen skal vare, hvilken rolle og fullmakt medarbeideren får, valgt arbeidsgivermodell, vurderingen av fast driftssted, skatte- og trygdeoppsett og hvem som håndterer dansk lønn og rapportering.
Notatet erstatter ikke juridisk eller skattemessig rådgivning. Det sørger for at rådgiverne vurderer den samme faktiske situasjonen, og at ingen bygger lønnssystemet på en annen forutsetning enn den kontrakten bygger på.
Den første medarbeideren i Danmark bør ikke bli et lite særtilfelle som bare én person forstår. Oppsettet bør kunne tåle medarbeider nummer to, et nytt kontor eller endringer i rollen uten at virksomheten må starte helt på nytt.
Norsk virksomhet, dansk arbeidshverdag
Planlegger dere den første ansettelsen i Danmark? Exacta kan sammen med det danske fagmiljøet avklare ansettelsesmodell, registrering, lønnsflyt og arbeidsdeling før kontrakten signeres.
Vi svarer normalt innen én virkedag.