Hva er vedtatt, og hva er fortsatt uavklart?
Stortingets lovvedtak gir en ny definisjon av elektronisk faktura. Det skal være et salgsdokument som kan utstedes, sendes og mottas i et strukturert elektronisk format, og som egner seg for automatisert behandling i regnskapssystemet.
Dette er vedtatt:
- Elektronisk faktura er definert som et salgsdokument som kan utstedes, sendes og mottas i et strukturert elektronisk format, og som er egnet for automatisert behandling i regnskapssystemet.
- Lovforarbeidene oppgir 1. januar 2027 som datoen da bokføringspliktige virksomheter skal sende e-faktura til bokføringspliktige mottakere som er registrert for mottak.
- Lovforarbeidene beskriver 2027-trinnet som sendeplikt når den bokføringspliktige mottakeren er registrert for å motta e-faktura.
- Kravet om digital bokføring og den generelle plikten til å kunne motta e-faktura er knyttet til 1. januar 2030 gjennom varslede overgangsregler.
- Fra 1. januar 2027 skal elektroniske fakturaer etter den nye lovdefinisjonen oppbevares i sitt opprinnelige format.
Dette må fortsatt avklares nærmere:
- hvilke fakturaformater som skal oppfylle kravet
- hvilke virksomheter eller situasjoner som får unntak
- den endelige ordlyden i overgangsreglene
- hvordan forskriften skal håndtere ulike tekniske løsninger og eksisterende fakturaflyter
Oppdatert status finnes hos Finansdepartementet og i Stortingets lovvedtak.
Hvorfor en PDF ikke er det samme som e-faktura
En PDF er først og fremst et dokument laget for å leses av mennesker. Et strukturert fakturaformat inneholder derimot datafelter som et regnskapssystem kan lese og behandle automatisk, for eksempel organisasjonsnummer, fakturadato, beløp, mva og betalingsinformasjon.
Det betyr at en vanlig PDF sendt på e-post ikke i seg selv oppfyller den nye definisjonen. Lovforarbeidene skiller uttrykkelig mellom e-faktura og faktura som bilde, PDF eller annet passivt visningsformat.
EHF er allerede en utbredt løsning i Norge, og dagens praktiske mottakersøk skjer i Peppol-databasen. Men formatkravene i det nye regelverket skal fastsettes i forskrift. Bedriften bør derfor kontrollere hva systemet støtter, uten å presentere EHF som det eneste endelig godkjente formatet før forskriften foreligger.
Seks grep bedriften kan ta i 2026
1. Kartlegg hvordan dere sender faktura i dag
Start med de faktiske kanalene, ikke systemnavnene. Ta ut en oversikt over fakturaene dere har sendt de siste tre månedene, og sorter dem for eksempel slik:
- strukturert e-faktura gjennom system eller aksesspunkt
- PDF på e-post
- faktura lastet opp i kundeportal
- papir
- andre bransjespesifikke formater
Noter også hvem som eier prosessen, hvor kundedata vedlikeholdes og hvordan avviste fakturaer blir fulgt opp. Denne kartleggingen viser hvor innsatsen bør settes inn først.
2. Kontroller hvilke kunder som kan motta strukturert faktura
Lovforarbeidene knytter 2027-trinnet til bokføringspliktige mottakere som er registrert for å motta e-faktura. DFØ opplyser at offentlig mottakersøk nå gjøres i Peppol Directory, mens ELMA fortsatt er det norske adresseregisteret i Peppol-nettverket.
Be systemleverandøren forklare hvordan mottakerstatus kontrolleres i løsningen deres. Et manglende treff i Peppol Directory er ikke alene bevis på at mottakeren mangler registrering, fordi katalogdata kan være ufullstendige eller forsinket. Avklar derfor hvordan status verifiseres gjennom økonomisystemet, aksesspunktet eller systemleverandøren, og hvordan data holdes oppdatert.
Ikke slett dagens reservekanaler ennå. Det vil fortsatt være behov for å håndtere mottakere som ikke er omfattet, ikke er registrert eller faller inn under et framtidig unntak.
3. Test hele fakturaflyten, ikke bare sendeknappen
En teknisk vellykket sending er bare én del av prosessen. Gjennomfør testfakturaer og kontroller:
- at riktig mottaker og organisasjonsnummer blir valgt
- at faktura og kreditnota kommer fram i riktig format
- at vedlegg følger med på riktig måte
- at avvisninger blir synlige og får en tydelig eier
- at fakturastatus kan spores fra utsending til mottak
- at originalformatet blir bevart i arkivet
Testen bør omfatte både en vanlig faktura, en kreditnota og en faktura med relevant vedlegg. Bruk testmiljø eller avtalte testmottakere der systemleverandøren tilbyr det.
4. Still systemleverandøren konkrete spørsmål
«Støtter dere e-faktura?» er for bredt. Be om skriftlig svar på fem spørsmål:
- Hvilke strukturerte formater støtter løsningen i dag?
- Hvordan følger leverandøren opp forskriften når den blir publisert?
- Hvordan kontrolleres og verifiseres mottakerstatus i ELMA og Peppol-nettverket?
- Hvordan håndteres avvisninger, kreditnotaer, vedlegg og sporbarhet?
- Hvilke endringer krever ny modul, integrasjon, avtale eller pris?
Det siste spørsmålet er viktig for planleggingen. Ikke anta at en funksjon er inkludert bare fordi systemet kan sende enkelte typer e-faktura i dag.
Exacta er systemuavhengig og kan bistå med å vurdere oppsett og arbeidsflyt på tvers av økonomisystemer. Les mer om Exactas systemuavhengige rådgivning.
5. Avklar ansvar og reservekapasitet
En god fakturaflyt er også en menneskelig arbeidsflyt. Én person kan ikke være den eneste som vet hvordan mottakerregister, avvisninger og kundedata håndteres.
Avklar derfor:
- hvem som eier kunderegisteret
- hvem som følger opp avviste fakturaer
- hvem som har dialog med systemleverandøren
- hvem som er stedfortreder ved ferie, fravær eller jobbskifte
- hvem som kontrollerer at nye rutiner faktisk blir fulgt
Lag en kort, skriftlig rutine med skjermbilder fra deres eget system når løsningen er endelig avklart. Da blir overgangen mindre personavhengig og lettere å kvalitetssikre.
