1. Se på kontantstrømmen – ikke bare resultatet
Et positivt resultat betyr ikke nødvendigvis at bedriften har god likviditet.
Mange virksomheter kan ha høy omsetning og samtidig oppleve press på kontoen. Det kan skyldes forsinkede innbetalinger, høye varekjøp, større lønnsutbetalinger, forskuddsbetalinger eller investeringer som binder kapital.
Før sommeren bør dere derfor se på:
- hvor mye penger som faktisk står tilgjengelig
- hvilke innbetalinger som ventes de neste ukene
- hvilke større utbetalinger som kommer
- om det finnes perioder med mulig likviditetspress
Dette gir bedre grunnlag for å planlegge, og reduserer risikoen for overraskelser i sommermånedene.
2. Følg opp utestående fakturaer før ferieavviklingen
Sommeren kan gjøre innbetalinger tregere. Kontaktpersoner er på ferie, fakturaer blir liggende, og oppfølging tar ofte lenger tid enn vanlig.
Derfor bør utestående fakturaer følges opp før ferieperioden starter.
En enkel gjennomgang kan avdekke:
- fakturaer som har forfalt
- kunder som ofte betaler sent
- manglende purrerutiner
- feil i fakturagrunnlag eller betalingsinformasjon
- behov for tydeligere betalingsbetingelser
God oppfølging handler ikke bare om å sende purringer. Det handler også om å ha tydelige rutiner, god dialog og oversikt over hvilke krav som faktisk bør prioriteres.
3. Sammenlign budsjett med faktisk utvikling
Halvveis i året bør dere vite om bedriften ligger foran, bak eller omtrent på plan.
Budsjettet skal ikke bare være et dokument som ble laget ved årsskiftet. Det bør brukes aktivt som styringsverktøy.
Se særlig på:
- om inntektene utvikler seg som forventet
- om kostnadene har økt mer enn planlagt
- om marginene er under press
- om enkelte avdelinger, prosjekter eller produkter skiller seg ut
- om budsjettet bør justeres for resten av året
Dersom virkeligheten har endret seg, bør styringen også endres. Det er bedre å justere kursen i juni enn å oppdage avvikene i desember.
4. Få kontroll på lønn, feriepenger og bemanning
For mange bedrifter er lønn en av de største kostnadene. I sommermånedene kommer det ofte i tillegg spørsmål knyttet til feriepenger, ferieavvikling, vikarer og bemanning.
Dette bør være avklart før ferien starter.
Typiske spørsmål er:
- er feriepenger beregnet og håndtert riktig?
- er ferieplanene oppdatert?
- er det behov for sommervikarer?
- er lønnskostnadene i tråd med aktivitetsnivået?
- har bedriften god nok kapasitet til drift, fakturering og kundeservice gjennom sommeren?
God kontroll på lønn og HR reduserer både økonomisk risiko og praktiske problemer i ferieperioden.
5. Vurder om kostnadsnivået har endret seg
Mange kostnader øker gradvis uten at man legger merke til det i hverdagen.
Abonnementer, forsikringer, systemkostnader, leie, underleverandører, finansieringskostnader og innkjøpspriser kan over tid gjøre større utslag enn forventet.
En halvårssjekk bør derfor inkludere en enkel kostnadsgjennomgang.
Spørsmål dere bør stille er:
- hvilke kostnader har økt mest?
- finnes det abonnementer eller tjenester som ikke brukes?
- har leverandørprisene endret seg?
- er kostnadsnivået tilpasset dagens inntekter?
- bør noen avtaler reforhandles?
Dette handler ikke nødvendigvis om å kutte mest mulig. Det handler om å vite hva pengene går til, og om kostnadene fortsatt gir verdi.
6. Bruk rapporteringen til å ta bedre beslutninger
Mange bedrifter har tilgang på gode tall, men bruker dem for lite i beslutninger.
Regnskapet bør ikke bare vise hva som har skjedd. Det bør også hjelpe dere å forstå hva som bør gjøres videre.
En god rapportering bør gi svar på:
- hvordan resultatet utvikler seg
- hvordan likviditeten ser ut
- hvilke avvik som bør følges opp
- hvilke kunder, prosjekter eller områder som er mest lønnsomme
- hvilke tiltak som bør prioriteres
Det viktigste er ikke å ha flest mulig rapporter. Det viktigste er å ha rapporter som faktisk brukes.
7. Planlegg andre halvår mens det fortsatt er tid
Halvårssjekken bør ende i konkrete beslutninger.
Når dere har sett på likviditet, kostnader, budsjett, lønn og rapportering, bør dere bruke innsikten til å planlegge resten av året.
Det kan handle om å:
- justere budsjettet
- endre faktureringsrutiner
- følge opp kunder raskere
- redusere unødvendige kostnader
- forbedre rapporteringen
- vurdere behov for rådgivning
- planlegge investeringer eller ansettelser
Poenget er enkelt: Jo tidligere dere ser utviklingen, desto flere handlingsmuligheter har dere.
En halvårssjekk trenger ikke være omfattende
For mange bedrifter holder det med en strukturert gjennomgang av de viktigste tallene og rutinene.
Det viktigste er å stille de riktige spørsmålene:
- Har vi kontroll på likviditeten?
- Betaler kundene som forventet?
- Ligger vi foran eller bak budsjett?
- Har vi kontroll på lønn og ferieavvikling?
- Har kostnadene utviklet seg som planlagt?
- Bruker vi rapporteringen aktivt nok?
- Vet vi hva vi bør prioritere i andre halvår?
Hvis svaret er uklart på flere av disse spørsmålene, kan det være lurt å ta en gjennomgang før sommeren.
