Månedsrapporten kan være riktig uten å være et godt styringsverktøy. Forskjellen oppstår når rapporteringen bygges fra beslutningene ledelsen skal ta, ikke bare fra dataene systemene allerede kan levere.
Et avstemt regnskap gir et nødvendig og pålitelig bilde av hva som er bokført. Det viser inntekter, kostnader, resultat og balanse etter avtalte regnskapsprinsipper. Uten dette grunnlaget blir styringen usikker.
Men regnskapet er først og fremst laget for å dokumentere det som har skjedd. Når ledelsen skal vurdere kapasitet, priser, prosjektprioriteringer eller likviditet fremover, trengs også informasjon fra driften. Det kan være ordreinngang, timebruk, bemanning, lager, fremdrift eller forventede betalinger.
Derfor kan månedsrapporten være helt korrekt og likevel ikke besvare spørsmålet ledelsen faktisk står overfor.
Mange rapporteringsprosjekter starter med hvilke data som finnes i økonomisystemet, CRM-systemet eller prosjektverktøyet. Deretter bygges rapporten rundt tilgjengelige uttrekk. Resultatet kan bli ryddig og detaljert, men fortsatt lite handlingsrettet.
En bedre arbeidsmåte er å begynne i motsatt ende: Hvilken beslutning skal informasjonen støtte? Skal virksomheten ansette, justere pris, prioritere mellom prosjekter eller beskytte likviditeten? Først når spørsmålet er tydelig, kan man avgjøre hvilke tall, sammenligninger og detaljer som faktisk er relevante.
Utfordringen er ofte ikke at ett av systemene viser feil. De kan måle ulike deler av virkeligheten. «Omsetning» kan bety bokført inntekt i regnskapet, signerte ordrer i CRM eller fakturerbart arbeid i prosjektstyringen. «Margin» kan være beregnet med ulike kostnader og på forskjellige tidspunkter.
Da trenger virksomheten avtalte definisjoner og en sporbar vei tilbake til kildene. Ellers brukes ledermøtet til å diskutere hvilket tall som er riktig, mens selve beslutningen blir utsatt.
Vil dere først avklare hvilke økonomiske mål som er relevante, kan Exactas artikkel om fem økonomiske nøkkeltall alle ledere bør følge være et nyttig utgangspunkt.
| Tema | Vanlig rapportering | Beslutningsstøtte |
|---|---|---|
| Utgangspunkt | Data systemet kan levere | Beslutningen ledelsen skal ta |
| Definisjoner | Lokale for hvert system | Avtalt på tvers av økonomi og drift |
| Oppfølging | Rapporten er levert | Beslutningen har eier og forventet effekt |
God beslutningsstøtte krever både forretningsforståelse og en teknisk struktur som holder over tid. Exacta kan bidra med regnskapskvalitet, økonomisk forståelse og avklaring av hva virksomheten faktisk trenger å styre etter. BI Pro arbeider med dataintegrasjoner, datamodeller, Power BI og automatisert rapportering på tvers av blant annet økonomi, lønn, CRM og timeføring.
Når den økonomiske betydningen og den tekniske datamodellen utvikles i sammenheng, blir rapporteringen lettere å forstå, oppdatere og bruke. Les mer om Exactas rådgivning og samarbeidet med BI Pro.
Virksomheten trenger ikke nødvendigvis flere rapporter. Den trenger et tydelig forhold mellom beslutningen, definisjonene, datakildene og ansvaret for oppfølging.
Begynn med én tilbakevendende beslutning som i dag tar for lang tid eller bygger på usikkert grunnlag. Avklar hva ledelsen må vite, hvordan begrepene skal forstås og hvor informasjonen skal hentes. Deretter kan rapporteringen utformes og automatiseres på en måte som støtter arbeidsformen, i stedet for å styre den.
Hvis månedsrapporten er riktig, men fortsatt ikke gir retning, kan en gjennomgang av hele rapporteringsflyten være mer verdifull enn enda en rapportside. Ta kontakt med Exacta for en uforpliktende prat om beslutningsbehov, datagrunnlag og rapportering som faktisk brukes.
Ta kontakt med Aasmund for en uforpliktende prat. Han kobler dere med riktig fagperson i Exacta for en praktisk gjennomgang av beslutningsbehov, økonomisk grunnlag og datakilder.
