Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige virksomheter sende e-faktura til bokføringspliktige mottakere som er registrert i ELMA. Dette er seks kontroller som gjør fakturaflyten klar uten panikk i desember.
Stortinget har vedtatt nye regler om elektronisk fakturering mellom bokføringspliktige virksomheter. Innføringen skjer trinnvis. Fra 1. januar 2027 skal bokføringspliktige sende e-faktura til bokføringspliktige kunder som er registrert i Elektronisk mottakerregister, ELMA. Kravet om å kunne motta e-faktura og bruke et elektronisk regnskapssystem er planlagt innført fra 1. januar 2030 gjennom overgangsregler.
Det er viktig å holde fast på denne forskjellen. 2027 handler først og fremst om avsendersiden i den trinnvise innføringen. Det betyr at virksomheten bør finne ut hvilke bedriftskunder som kan motta e-faktura, om fakturasystemet støtter riktig flyt og hvem som håndterer avvik.
Detaljer om fakturaformat og unntak skal fastsettes i forskrift. Derfor bør virksomheten følge regelverksarbeidet og bekrefte sluttkravene før løsningen låses. Samtidig er det mye som kan ryddes og testes allerede nå.
En e-faktura er et salgsdokument som utstedes, sendes og mottas i et strukturert elektronisk format. Formatet skal kunne behandles automatisk i mottakerens regnskapssystem. En PDF eller bildefil som sendes på e-post, er lesbar for mennesker, men regnes ikke som e-faktura etter den nye definisjonen.
Forskjellen påvirker hele arbeidsflyten. Når fakturadata overføres strukturert, kan mottakersystemet bruke organisasjonsnummer, fakturanummer, beløp, mva, referanser og forfallsdato uten at noen må tolke et vedlegg manuelt. Det reduserer ikke behovet for kontroll, men flytter kontrollen fra punching til datakvalitet, regler og avvik.
Start med kunderegisteret, ikke med systemmenyen. Skill mellom bedriftskunder, privatkunder og andre mottakere. For bedriftskundene bør dere kontrollere organisasjonsnummer og om mottakeren er registrert for elektroniske dokumenter i ELMA.
Dette er ikke en engangsvask. Kundestatus kan endre seg. Avtal derfor hvordan oppslaget skal skje ved opprettelse av nye kunder og hvor ofte eksisterende kundedata skal kontrolleres.
At et system kan lage en PDF, betyr ikke at det kan sende en strukturert e-faktura. Be systemleverandøren eller den som drifter løsningen om å dokumentere hvilke formater, nettverk og dokumenttyper som støttes, og hva som må aktiveres.
Kontroller også kreditnota, samlefaktura, abonnement, prosjektfakturering og faktura fra eventuelle forsystemer. Virksomheter med flere salgskanaler kan ellers få én korrekt flyt og flere skjulte unntak.
En strukturert faktura er bare så god som dataene den bygger på. Organisasjonsnummer, juridisk navn, fakturamottaker, bestillingsreferanse og andre avtalte felt må være korrekte. Hvis kunden krever ordrenummer, prosjektkode eller annen referanse, må feltet være tilgjengelig før fakturaen opprettes.
Bruk gjerne en obligatorisk kundesjekk ved nye avtaler. Da slipper økonomi å lete etter manglende informasjon når fakturaen allerede skulle vært sendt.
E-fakturering starter ofte hos salg og ender i økonomisystemet. Salg innhenter kundedata, økonomi kontrollerer dokumentasjonen, og systemansvarlig sikrer at format og integrasjon virker. Hvis ansvaret er uklart, blir feil først oppdaget når fakturaen avvises eller ikke blir betalt.
En enkel ansvarsmatrise er nok. Den bør vise hvem som oppretter kunde, hvem som godkjenner fakturagrunnlaget, hvem som følger avviste dokumenter og hvem som kontakter kunden.
Gjennomfør en kontrollert test fra fakturagrunnlag til mottak. Bekreft at fakturaen får riktig mottaker, at nødvendige referanser følger med, at statusen kommer tilbake til avsender og at bokføringen blir riktig. Test også kreditnota og en bevisst feil, slik at dere ser hvordan avvisning og retting håndteres.
Det er også nyttig å kontrollere duplikatvern og dokumentasjon. Hvis en feilet sending gjentas, skal virksomheten vite hvordan den unngår dobbelt fakturering og hvordan hendelsen spores.
Noen kunder vil mangle nødvendige mottaksoppsett, enkelte transaksjoner kan falle utenfor, og forskriften kan gi nærmere formatkrav eller unntak. Lag derfor en avviksflyt som sier hvem som undersøker mottakerstatus, hvem som avklarer lovlig alternativ og hvordan beslutningen dokumenteres.
Ikke gjør PDF på e-post til automatisk reserve uten å kontrollere om det er tillatt i situasjonen. Følg opp forskriften når den foreligger, og oppdater rutinen før 1. januar 2027.
Det nye kravet er en frist, men også en anledning til å fjerne manuelt arbeid. Start med mottakerne, test den virkelige arbeidsflyten og dokumenter avvikene. Da blir overgangen et kontrollert forbedringsarbeid, ikke en hastesak ved årsskiftet.
Les mer om hvordan Exacta arbeider med systemer og integrasjoner, økonomi og regnskap og digitalisering av regnskapet.
Gjør fakturaflyten klar
Exacta kan kartlegge dagens fakturaflyt, avklare arbeidsdelingen og vurdere om systemoppsettet støtter overgangen.
Vi svarer normalt innen én virkedag.
