Regnskapssystem for bygg og anlegg: Bedre kontroll på hvert prosjekt
Når timer, materialer, endringer og fakturering følger samme prosjektstruktur, blir regnskapet et styringsverktøy mens arbeidet pågår, ikke bare en fasit i etterkant.
Regnskapet må følge prosjektet, ikke bare selskapet
En bygg- eller anleggsbedrift kan ha god omsetning og likevel oppdage for sent at et enkelt prosjekt har spist opp marginen. Årsaken er ofte ikke mangel på data. Timene finnes i ett system, materialkjøpene i et annet, endringsordrene i e-post og kalkylen i et regneark. Når informasjonen ikke møtes på samme prosjektnummer, kommer avvikene først til syne etter at handlingsrommet er borte.
Et godt regnskapssystem for bygg og anlegg skal derfor gjøre mer enn å bokføre bilag. Det skal samle de økonomiske hendelsene rundt hvert prosjekt og gi prosjektleder, ledelse og regnskapsfører et felles bilde av hva som er avtalt, utført, påløpt og fakturert.
Dette er en smalere oppgave enn generell økonomistyring. Vil du først ha det brede bildet, kan du lese Exactas guide til økonomi i håndverk, bygg og anlegg. Her ser vi konkret på hvordan system og arbeidsflyt bør bygges rundt det enkelte prosjektet.
Informasjonen som må møtes på samme prosjekt
Prosjektkontroll oppstår først når kildene kan sammenlignes. Tabellen viser hvilken informasjon som bør følge prosjektet, hvor den ofte oppstår, og hvilket spørsmål den skal hjelpe virksomheten med å besvare.
| Informasjon | Typisk kilde | Styringsspørsmål |
|---|---|---|
| Kalkyle og budsjett | Kalkyleverktøy, tilbud eller prosjektmal | Hva skal prosjektet koste og tjene? |
| Timer og lønnskostnad | Timeregistrering ute på prosjektet | Bruker vi flere timer enn planlagt? |
| Materialer og underentreprenører | Innkjøp, leverandørfaktura og ordre | Er kostnadene komplette og ført riktig? |
| Endringer og tillegg | Prosjektleder, ordresystem eller avviksflyt | Er utført tilleggsarbeid dokumentert og fakturert? |
| Fakturert og prognose | Regnskap, fakturaplan og prosjektoppfølging | Hva forventer vi at sluttresultatet blir? |
Systemene trenger ikke nødvendigvis å være ett produkt. De må derimot dele en stabil prosjektidentitet, ha tydelige eiere og overføre data ofte nok til at avvik kan håndteres.
Prosjektkoden er ryggraden i kontrollsporet
Det første grepet er å opprette prosjektet likt i alle relevante systemer. Prosjektnummer, kunde, ansvarlig prosjektleder, startdato, kontraktstype og dimensjoner for aktiviteter eller kostnadsarter bør være avklart før de første timene og innkjøpene registreres.
Bokføringsforskriften stiller særskilte krav til prosjektregnskap for bygge- og anleggsprosjekter over fem ganger folketrygdens grunnbeløp eksklusive merverdiavgift. Prosjektregnskapet skal blant annet vise prosjektkode, oppdragsgiver, oppdragets art, start og slutt, inntekter og direkte kostnader. Prosjektkoden skal fremgå av hver bokføring. Det gjør en gjennomtenkt prosjektstruktur viktig både for styring og dokumentasjon.
Kalkylen må bli en aktiv referanse
En kalkyle som blir liggende som et avsluttet tilbudsdokument, gir liten hjelp når prosjektet er i produksjon. Ved oppstart bør kalkylen overføres til en struktur som kan sammenlignes med faktiske timer, materialer, innleie og andre direkte kostnader.
Detaljnivået må være nyttig. For få kategorier skjuler årsaken til avvik. For mange gjør registreringen tung og datakvaliteten svak. Et godt utgangspunkt er kostnadsgrupper som både prosjektleder og regnskap bruker på samme måte.
Timer må registreres der arbeidet skjer
Timer er ofte den største påvirkbare kostnaden. Registreringen bør derfor skje løpende, på riktig prosjekt og gjerne på riktig aktivitet. Arbeidstilsynet krever at arbeidsgiver har en skriftlig og løpende oversikt over faktisk arbeidstid. Når den samme registreringen også gir grunnlag for lønn, fakturering og prosjektoppfølging, reduseres dobbeltarbeid og manuelle avstemminger.
Mobil registrering er ikke alene en løsning. Systemet må gjøre det enkelt å velge riktig prosjekt, håndtere reisetid og tillegg, og rette feil uten at kontrollsporet forsvinner.
Materialer og underentreprenører må treffe riktig første gang
Leverandørfakturaer som bokføres uten prosjektnummer, skaper etterarbeid og gjør rapportene ufullstendige. Prosjektet bør følge bestillingen fra start, slik at mottak, attestasjon og bokføring beholder samme referanse.
For underentreprenører bør systemflyten i tillegg vise kontraktsramme, godkjente endringer, mottatte fakturaer og gjenstående forpliktelse. Da unngår prosjektlederen å lese resultatrapporten som om alle kjente kostnader allerede var bokført.
Endringsarbeid må inn i fakturaflyten
Mange marginlekkasjer oppstår mellom byggeplass og faktura. Et tillegg kan være avtalt muntlig, dokumentert i en melding og utført, men likevel mangle pris, godkjenning eller fakturagrunnlag.
Lag derfor én definert flyt fra registrert endring til dokumentasjon, prising, kundegodkjenning og fakturering. Prosjektlederen bør til enhver tid kunne skille mellom varslet, godkjent, utført og fakturert endringsarbeid.
Regnskap og prognose må vises side om side
Regnskapet viser det som er bokført. Prosjektstyringen må også vise det virksomheten vet kommer. Bestilte materialer som ikke er fakturert, gjenstående timer og varslede underentreprenørkostnader hører hjemme i prognosen.
En nyttig prosjektrapport bør derfor sammenligne minst opprinnelig kalkyle, godkjente endringer, faktiske kostnader, inngåtte forpliktelser, fakturert inntekt og forventet sluttresultat. Da ser prosjektleder og ledelse samme risiko.
Et prosjekt som går fra grønt til rødt
Det fiktive selskapet Fjellbygg AS har kalkulert et rehabiliteringsprosjekt med 1 900 arbeidstimer. Etter seks uker viser regnskapet fortsatt en tilfredsstillende margin. Samtidig ligger 140 timer i timeløsningen uten å være overført, en stor materialbestilling er mottatt men ikke fakturert, og to endringsarbeider mangler kundegodkjenning.
Ser ledelsen bare på bokførte tall, fremstår prosjektet som grønt. Når timer, forpliktelser og endringer tas med, viser prognosen at marginen er i ferd med å falle. Prosjektlederen kan fortsatt omdisponere bemanning, følge opp leverandøren og få endringene avklart med kunden. Verdien ligger ikke bare i en riktigere rapport, men i at informasjonen kommer mens det fortsatt er mulig å handle.
Tegn på at dagens løsning skaper blindsoner
- Prosjektleder fører en egen «sannhet» i regneark fordi regnskapsrapporten kommer for sent.
- Timer, fakturaer eller innkjøp må omkodes manuelt ved månedsslutt.
- Pågående endringer har ingen felles status fra byggeplass til faktura.
- Rapportert margin endrer seg kraftig når forsinkede leverandørfakturaer kommer inn.
- Ingen kan forklare avvik uten å hente informasjon fra flere personer og systemer.
- Etterkalkylen blir ikke ferdig eller brukes ikke i neste tilbud.
Slike symptomer betyr ikke automatisk at hele regnskapssystemet må byttes. Ofte kan virksomheten komme langt med bedre prosjektoppsett, tydeligere rutiner, integrasjoner og rapporter. En systemuavhengig regnskapsfører kan vurdere arbeidsflyten uten å starte med ett forhåndsvalgt produkt.
Før dere velger eller bygger om systemet
Start med beslutningene virksomheten trenger å ta, ikke med funksjonslisten i en demo. Kartlegg deretter hvor dataene oppstår og hvem som har ansvar for kvaliteten.
- Definer hva prosjektleder, økonomi og ledelse må se hver uke og hver måned.
- Bestem felles prosjektstruktur, kostnadsgrupper og regler for opprettelse og avslutning.
- Kartlegg flyten for kalkyle, timer, innkjøp, leverandørfaktura, endringer og fakturering.
- Avklar hvilke integrasjoner som er nødvendige, og hvordan feil skal fanges opp.
- Test rapportene på et reelt prosjekt før løsningen rulles ut bredt.
Vurder også hvor lett systemet er å bruke ute i organisasjonen. En perfekt rapportmodell hjelper lite hvis registreringen oppleves så tung at ansatte velger fritekst, feil prosjekt eller etterregistrering.
Systemet virker først når arbeidsformen følger med
Et regnskapssystem kan støtte kontroll, men kan ikke fordele ansvar. Det må være tydelig hvem som oppretter prosjektet, godkjenner kalkylen, kontrollerer timer, attesterer kostnader, følger opp endringer, oppdaterer prognosen og avslutter prosjektet.
Avtal en fast rytme for prosjektgjennomgang. For aktive prosjekter kan en kort ukentlig kontroll av timer, innkjøp og endringer være mer verdifull enn en omfattende månedsrapport. Ved periodeslutt bør prosjektleder og økonomi avstemme bokførte kostnader, forpliktelser, fakturering og prognose sammen.
Når prosjektet er ferdig, bør etterkalkylen føres tilbake til salgs- og kalkylearbeidet. Da blir systemet en læringssløyfe: virksomheten ser hvilke typer arbeid, kunder og kontrakter som faktisk gir ønsket lønnsomhet.
Bedre prosjektkontroll starter med sammenheng
Det beste regnskapssystemet for bygg og anlegg er ikke nødvendigvis løsningen med flest funksjoner. Det er løsningen som gir en ubrutt linje fra kalkyle og registrering på byggeplassen til bokføring, fakturering, prognose og etterkalkyle.
Exacta kan kartlegge dagens arbeidsflyt, vurdere systemstøtten og hjelpe dere med å etablere en prosjektstruktur som fungerer i praksis. Ta kontakt for en uforpliktende prat.
Vil dere få bedre kontroll på hvert prosjekt?
Ta kontakt med Aasmund for en uforpliktende prat om prosjektstruktur, systemflyt og økonomioppfølging i bygg og anlegg.
