Hva bør være tydelig etter første møte med en regnskapsfører?
Et første møte bør gi mer enn et godt inntrykk. Etter samtalen bør dere vite hvem som følger dere opp, hvordan ansvaret fordeles og hva som skjer videre.
Et første møte med en regnskapsfører bør gi mer enn et godt inntrykk. Etter samtalen bør dere vite hvem som følger virksomheten opp, hvordan ansvaret fordeles, hvilke systemer som skal brukes og hva neste steg er.
Hvis disse spørsmålene fortsatt er uklare, blir det vanskelig å vurdere om samarbeidet faktisk passer virksomheten.
Hva bør regnskapsføreren spørre dere om?
Det første møtet er ikke bare en presentasjon av regnskapsbyrået. Regnskapsføreren bør være nysgjerrig på hvordan virksomheten faktisk drives: hvor inntektene kommer fra, hvilke frister som er kritiske, hvor arbeidsflyten stopper opp og hvilke tall ledelsen trenger for å ta beslutninger.
Det bør også komme spørsmål om utvikling fremover. Flere ansatte, nye selskaper, prosjektbasert drift eller vekst i andre markeder kan endre behovet raskt. Når regnskapsføreren forstår både dagens rutiner og planene videre, blir det lettere å foreslå en leveranse som passer over tid.
Hvem skal følge dere opp?
Spør hvem som blir den faste kontaktpersonen i hverdagen, og hvem som er statsautorisert oppdragsansvarlig. Det kan være to forskjellige personer. Det viktige er at dere vet hvem som kjenner virksomheten, hvem som tar faglig ansvar, og hvem som kan hjelpe dersom kontaktpersonen er fraværende.
Hos Exacta jobber regnskapsførere og rådgivere i team. Det gir tilgang til flere fagområder og gjør oppfølgingen mindre sårbar enn når all kunnskap ligger hos én person.
Hvem gjør hva?
Et godt førstegangsmøte bør gjøre arbeidsdelingen konkret. Hvem leverer bilag og lønnsgrunnlag? Hvem følger opp mangler? Hvem godkjenner betalinger? Hvem passer på frister, og hvordan blir avvik tatt opp?
Regnskapsforetaket skal ha en skriftlig oppdragsavtale og utpeke en statsautorisert regnskapsfører som ansvarlig for oppdraget. Avtalen kommer senere, men hovedlinjene bør være forståelige allerede etter det første møtet.
Tydelig ansvar gir færre misforståelser. Det gjør det også enklere å vite hvilken innsats virksomheten selv må legge inn for at regnskapet skal bli riktig og levert til rett tid.
Hvordan skal systemene og tallene brukes?
Valg av regnskapssystem bør ikke komme før behovet. Snakk om hvordan bilag, fakturaer, betalinger og lønn håndteres i dag, hvilke integrasjoner som finnes, og hvor dere bruker unødvendig tid.
Avklar også hva dere forventer av rapporteringen. Noen trenger en enkel månedsrapport. Andre trenger prosjektregnskap, likviditetsoppfølging eller støtte i beslutninger. En god regnskapsfører bør kunne forklare hvordan arbeidsflyten og rapportene kan tilpasses virksomheten, ikke bare vise frem et bestemt system.
Exacta er systemuavhengig og arbeider med flere løsninger. Det gjør det mulig å vurdere både dagens oppsett og om noe bør endres.
Hva skjer etter møtet?
Før samtalen avsluttes, bør neste steg være konkret. Hvem sender nødvendig informasjon? Når kommer et forslag til leveranse? Hva må avklares før pris og oppstart kan fastsettes?
Et godt tilbud bør bygge på faktisk arbeidsomfang, ønsket oppfølging og virksomhetens systembehov. Det er bedre å bruke litt tid på disse avklaringene enn å starte med en pris som senere må justeres.
Etter første møte trenger dere ikke ha bestemt dere. Men dere bør sitte igjen med en tydelig følelse av hvordan samarbeidet vil fungere i praksis: hvem dere skal snakke med, hva Exacta kan ta ansvar for, hva dere skal gjøre selv, og hvordan tallene kan bli mer nyttige i hverdagen.
Vurderer dere ny regnskapsfører? Les også hvordan Exacta arbeider med samarbeid, og hva som skjer dersom dere bestemmer dere for å bytte regnskapsfører.
Første møte med Exacta
Finn ut hvordan samarbeidet kan fungere i praksis
Vurderer dere ny regnskapsfører? Ta en uforpliktende prat med Exacta om oppfølging, arbeidsdeling, systemer og rapportbehov.
Vi svarer normalt innen én virkedag.