Over 100 000 foreninger er registrert i Frivillighetsregisteret, og mange håndterer økonomien i regneark eller gratisløsninger som ble valgt da foreningen hadde få medlemmer. Problemet oppstår når aktiviteten vokser, tilskuddene blir flere og årsmøtet vil ha rapporter kassereren ikke klarer å lage. Her er hva dere bør vurdere når foreningen trenger noe bedre enn et regneark.
Mange foreninger starter med et enkelt regneark. Det fungerer fint så lenge det er snakk om kontingentinntekter, noen få utgifter og et årsregnskap som kassereren setter opp manuelt. Men tre ting gjør at regnearket blir en risiko over tid.
For det første: tilskudd med krav til prosjektregnskap. Når foreningen mottar øremerkede midler fra kommunen, staten eller et fond, forventer tilskuddsgiver dokumentasjon på hvordan pengene ble brukt per prosjekt. I et regneark betyr det ekstra kolonner, manuelle formler og stor feilmargin.
For det andre: flere som skal ha innsyn. Når styret, revisor og eventuelt daglig leder skal se på tallene, trengs det en felles kilde. Regneark som sendes på e-post skaper versjonsproblemer og gjør det vanskelig å vite hva som er oppdatert.
For det tredje: rapportering til årsmøtet. Et regneark kan vise inntekter og utgifter, men gir sjelden et resultatregnskap og en balanse uten manuelt arbeid. Når medlemmene stiller spørsmål, bør kassereren kunne trekke ut tallene raskt.
Foreninger har andre behov enn aksjeselskaper. En liten bedrift trenger fakturering, mva-håndtering og lønn. En forening trenger ofte noe annet: god kontooversikt, prosjektstyring av midler, enkel rapportering og lav terskel for den som skal bruke systemet.
Her er det viktigste å sjekke:
Gratisløsninger og enkle skybaserte programmer: Flere leverandører tilbyr gratis eller rimelige løsninger rettet mot små organisasjoner. De dekker ofte grunnleggende bokføring, men mangler prosjektdimensjon og avansert rapportering. Passer for foreninger med enkel økonomi og få transaksjoner.
Fullverdige regnskapsprogrammer: Systemer som Tripletex eller PowerOffice tilbyr mer funksjonalitet, men er primært bygget for bedrifter. De kan tilpasses foreninger, men krever gjerne noe oppsett av kontoplan og dimensjoner.
Regnskapsfører med systemansvar. En tredje mulighet er å la en regnskapsfører håndtere systemvalg, oppsett og løpende bokføring. Foreningen slipper å forholde seg til programvaren direkte, og får samtidig tilgang til rådgivning om økonomi og rapportering. For foreninger der kassereren bytter hvert annet år, gir dette kontinuitet.
Mange foreninger ser på ekstern regnskapsfører som noe store organisasjoner bruker. I praksis er det ofte motsatt. Det er de mellomstore foreningene, med 500 000 til 5 millioner i omsetning, som har mest å tjene på det. De har nok aktivitet til at feil får konsekvenser, men ikke nok til å ansette en økonomiansvarlig.
Å sette bort regnskapet betyr ikke at styret mister oversikten. Det betyr at tallene er oppdaterte, rapportene kommer til rett tid, og kassereren kan fokusere på drift i stedet for bilagsføring.
Det viktigste spørsmålet er ikke hvilket system dere velger, men om den som bruker det har forutsetningene til å holde det oppdatert. Hvis svaret er usikkert, er det verdt å vurdere hjelp utenfra.
Ta kontakt for en uforpliktende samtale om hva som passer for deres forening.
Videre lesning
Gå videre til kravene for god økonomikontroll, eller se hvordan Exacta kan hjelpe foreningen i praksis.