Mange utviklingsprosjekter er i gang før SkatteFUNN-søknaden er ferdig behandlet. Fra 2027 foreslår regjeringen at kostnader først skal telle fra dagen prosjektet er godkjent. Det kan gjøre tidspunktet for søknad, prosjektstart og timeføring langt viktigere enn i dag.
Utviklingsarbeid begynner sjelden den dagen en offentlig godkjenning kommer. Ideen er allerede diskutert. Noen har satt av tid. De første testene kan være gjennomført, og en leverandør kan være i gang med å avklare hva som skal bygges.
For mange virksomheter kommer SkatteFUNN-søknaden derfor etter at prosjektet har begynt å ta form. Etter dagens regler kan kostnader fra tidligere i samme inntektsår inngå når prosjektet blir godkjent i løpet av året. Regjeringen foreslår å endre dette fra 2027.
Forslaget innebærer at bare kostnader som pådras etter at Forskningsrådet har godkjent prosjektet, skal gi rett til SkatteFUNN-fradrag. Arbeid som utføres før godkjenningen, kan fortsatt være viktig for virksomheten, men kostnaden vil etter forslaget falle utenfor ordningen.
Det betyr ikke at alle utviklingsprosjekter må vente. Det betyr at beslutningen om å starte før godkjenning må tas med åpne øyne. Budsjettet bør vise hvilke kostnader virksomheten må bære selv dersom behandlingen tar tid eller søknaden ikke blir godkjent.
Endringene er foreslått, men ikke vedtatt. Planleggingen bør derfor ta høyde for forslaget uten å behandle det som en endelig regel.
Når tidspunktet for godkjenning kan avgjøre hvilke kostnader som teller, kan ikke søknaden ligge som et eget administrativt spor ved siden av prosjektet. Den må inn i samme plan som bemanning, innkjøp, utviklingsaktiviteter og forventet prosjektstart.
Ledelsen bør vite når de første kostnadene oppstår, hvem som har ansvar for søknaden, og hvor mye arbeid som skal settes i gang før utfallet er kjent. Hvis prosjektstarten ikke kan vente, må finansieringen tåle at de tidlige kostnadene ikke gir SkatteFUNN-fradrag.
Det er en naturlig del av virksomhetens ordinære økonomistyring. Exactas artikkel om å stressteste budsjettet for 2027 viser hvordan usikre forutsetninger kan gjøres synlige før planen låses.
SkatteFUNN krever allerede prosjektregnskap, timelister og dokumentasjon av kostnadene. Med den foreslåtte endringen blir datoene enda viktigere. Virksomheten må kunne skille arbeid som er utført før godkjenning, fra arbeid som er utført etterpå.
Dette blir vanskelig dersom prosjektkoden opprettes sent, timer føres samlet i etterkant eller leverandørfakturaer mangler en tydelig kobling til prosjektet. Rutinen bør være klar før arbeidet begynner: Hvilket prosjektnummer skal brukes, hvem skal føre timer, hvilke kostnader skal merkes, og hvem skal kontrollere at grunnlaget er fullstendig?
Gode systemer gjør denne oppfølgingen enklere. Exacta er systemuavhengig og kan hjelpe virksomheter med prosjektstruktur, timeføring og økonomisk arbeidsflyt som passer måten arbeidet faktisk gjennomføres på.
Regjeringen foreslår også at SkatteFUNN-søknaden skal inneholde en finansieringsplan som styret har godkjent. For virksomheter med et styre betyr det at prosjektet må beskrives som en reell økonomisk beslutning, ikke bare som en søknad om støtte.
Styret bør kunne se hva prosjektet forventes å koste, hvordan arbeidet skal finansieres, hvilken betydning SkatteFUNN har for likviditeten, og hva virksomheten gjør dersom godkjenningen kommer senere enn planlagt. Planen bør være forståelig også for dem som ikke arbeider med prosjektet til daglig.
Dette passer godt sammen med vanlig styrearbeid. Et godt beslutningsgrunnlag viser både muligheten prosjektet skal skape og belastningen virksomheten må være i stand til å bære.
Et annet forslag er at søknaden skal beskrive hvilken kompetanse prosjektet trenger og hvem som skal utføre arbeidet. Det gjør bemanningen til en tydeligere del av prosjektgrunnlaget.
Opplysningene bør henge sammen med arbeidsplanen, timelistene og lønnskostnadene som senere føres på prosjektet. Hvis roller eller bemanning endres underveis, bør virksomheten kunne forklare hva som er endret og hvorfor. Målet er at søknaden, prosjektarbeidet og regnskapet beskriver det samme prosjektet.
Mange virksomheter kombinerer egne ansatte med eksterne utviklere, fagmiljøer eller andre leverandører. Da må avtalen og fakturaen gjøre det mulig å se hvilket arbeid som er utført, når det er utført, og hvordan kostnaden hører til det godkjente prosjektet.
Regjeringen foreslår skjerpet dokumentasjonsplikt ved kjøp fra nærstående. Det foreslås også begrensninger for enkelte FoU-kostnader fra land utenfor EØS. Virksomheter som kjøper tjenester fra eiere, selskaper i samme gruppe eller utenlandske miljøer, bør derfor avklare dokumentasjonskravene før avtalene inngås.
SkatteFUNN kan være viktig for finansieringen, men støtten bør ikke ligge skjult i budsjettet som om den allerede er sikker. Det bør fremgå hvor stor del av prosjektet virksomheten kan finansiere selv, og hvilke beslutninger som må tas dersom fradraget blir lavere eller kommer senere enn forventet.
Den samme åpenheten bør følge prosjektet videre. En månedsrapport bygget rundt beslutningene ledelsen skal ta kan vise kostnader, fremdrift og finansiering mens det fortsatt er mulig å justere kursen.
Virksomheten trenger ikke vente på endelige regler for å rydde i arbeidsflyten. Det er allerede nyttig å avklare hvem som eier søknaden, når prosjektet kan starte, hvordan kostnader og timer skal merkes, og hvilket grunnlag styret trenger.
En god rekkefølge er at prosjektansvarlig, økonomiansvarlig og ledelsen blir enige om prosjektets mål, startpunkt, bemanning og finansiering før de første store kostnadene påløper. Regnskapsfører og revisor bør kobles inn tidlig nok til å avklare hvordan dokumentasjonen skal bygges opp.
For virksomheter som utvikler produkter, tjenester eller arbeidsprosesser, er dette mer enn etterlevelse. En tydelig sammenheng mellom søknad, prosjektplan og regnskap gir bedre kontroll på hva arbeidet koster og om prosjektet utvikler seg som planlagt.
Den viktigste konsekvensen av forslaget er enkel: SkatteFUNN-søknaden kan måtte komme tidligere inn i prosjektarbeidet. Når støtte først kan beregnes fra godkjenningsdatoen, blir planleggingen før oppstart mer verdifull.
Start med å samle søknadsansvar, budsjett, finansiering, bemanning, timeføring og prosjektregnskap i én arbeidsflyt. Da står virksomheten bedre rustet dersom reglene vedtas, og dere får samtidig et bedre grunnlag for å styre utviklingsprosjektet.
SkatteFUNN og prosjektstyring
Planlegger dere et utviklingsprosjekt i 2027? Exacta kan hjelpe dere med å avklare prosjektstart, finansiering, timeføring og dokumentasjonsflyt før arbeidet skyter fart.
Vi svarer normalt innen én virkedag.